Moyens financiers
Moyens matériels
Moyens humains
Moyens financiers
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Subventions
Les subventions sont des aides accordées par des institutions publiques (Université, mairie, collectivités…) Rapprochez-vous des Bureaux de Vie Etudiante de votre campus (Université de Bordeaux) ou du services chargé de la vie associative dans votre école afin de connaître les possibilités d’aides et de vous accompagner dans les démarches de demandes de subventions.
Le FSDIE
Le Fond de Solidarité et de Développement des Initiatives Etudiantes est une subvention à laquelle vous pouvez prétendre pour aider à financer votre événement, sous certaines conditions : par exemple pour pouvoir prétendre au FSDIE de l’Université de Bordeaux, l’association devra entre autres suivre des formations sur les Violences sexistes et sexuelles ainsi que sur le Développement durable.
Sponsors
Contrairement aux subventions, les sponsors sont des moyens privés (entreprises). La plupart du temps, les sponsors se font à titre publicitaires. Beaucoup d’associations ont des sponsors ou partenariats avec des marques telles que des banques, assurances, auto-écoles… tout est possible, ou presque (sauf bien sûr la promotion de l’alcool, voir l’encadré ci dessous).
Toute opération de parrainage est interdite lorsqu’elle a pour objet ou pour effet la propagande ou la publicité, directe ou indirecte, en faveur des boissons alcoolisées. (Art. l 3323-2 du Code de la santé publique)Moyens matériels
Lieu
Ce sera l’une de vos premières missions : trouver un lieu pour accueillir votre événement ! C’est un choix qui doit être fait en fonction de différents paramètres : l’objet de l’événement, le budget, la sécurité, l’envie – ou non – de déléguer certains postes ou démarches … Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Organiser votre événement sur votre campus, avec l’aide des Bureaux de Vie Étudiante ou services de votre école
- Organiser votre événement dans un lieu public mis à disposition par votre ville
- Organiser votre événement dans un lieu privé loué pour l’occasion
N’oubliez pas que quel que soit le lieu de votre événement, votre association reste responsable en tant qu’organisatrice. Soyez vigilant.es dans un lieu privé à ce qu’il respecte les normes de sécurité, d’accueil du public et de sonorisation.
Mobilier & logistique
Anticipez vos besoins en mobilier, décoration et accessoires afin de le prévoir dans votre budget et dans votre organisation : tables et chaises, sonorisation, lumières, vaisselle, ustensiles, écocups, barnums, matériel pour le bar, pour la gestion des déchets, barrières, mais aussi véhicules pour l’installation …
Prenez contact avec la mairie dès que possible : celle-ci peut mettre certains équipements (mobilier, vaisselle, barnum, sonorisation …) à disposition ou en location pour les associations. Anticipez les réservations : il peut y avoir plusieurs semaines voire mois de délai ! Votre université ou école peut aussi vous soutenir : voyez les possibilités avec les BVE ou services chargés de la vie associative.
Rapprochez-vous de ressourceries et recycleries pour vous faire prêter ou louer à petit prix du mobilier et de la vaisselle. Certaines associations ou institutions peuvent également vous fournir des écocups.
Prévention
L’Espace Santé Étudiants met à disposition du matériel de prévention tel que des éthylotests, des préservatifs, des bouchons d’oreilles, des réglettes d’alcool. Vous trouverez de la documentation sur les risques liés aux milieux festifs et aux substances psychoactives, mais aussi sur des thèmes liés à la sexualité, la contraception et au consentement. Pensez à contacter les Étudiant.es Relais Santé plusieurs semaines à l’avance pour obtenir des conseils et un accompagnement en prévention et réduction des risques sur votre événement.
Moyens humains
Le rétroplanning
Le rétroplanning est un outil qui permet de visualiser l’ensemble du projet jusqu’au jour J. Il permet d’avoir une vue d’ensemble du projet, mais aussi de fixer les dates butoirs, définir et répartir les rôles. Vous pouvez également visualiser les étapes à venir sur l’affiche réutilisable Pimp My Party !
Les bénévoles
L’association incarne l’intêret collectif et la présidence en est garante. C’est elle qui porte le projet en tant que personne morale et qui répondra devant les tribunaux si la responsabilité de l’association est engagée. Pour toute préparation d’événement festif, l’association doit mobiliser un nombre suffisant de personnes pour l’organisation et le bon déroulement de la soirée, et doit donner à chacun.e un rôle bien précis. Soyez à l’écoute de votre équipe et reconnaissant.es : la réussite de votre événement dépend largement de son bien-être !
Le bilan
Souvent sous-estimée après la tenue de l’événement, c’est une étape très importante. Elle vous permettra de prendre conscience des points positifs et négatifs de votre organisation afin de mieux la comprendre mais aussi de l’améliorer à l’avenir.
Rassemblez toutes les personnes impliquées dans l’organisation et/ou l’encadrement de l’événement pour une réunion de débriefing. Dans l’idéal, vous pouvez le faire deux fois : une “à chaud” dans les jours qui suivent l’événement, puis “à froid” après deux ou trois semaines.