Administratif

Si vous prévoyez de vendre de l’alcool lors de votre événement public, alors vous devrez obligatoirement réaliser une demande de débit de boisson temporaire au plus tard 15 jours avant, auprès de la mairie de la ville où se déroule votre événement. Cependant, pensez y plusieurs semaines à l’avance.

Si votre événement a lieu dans une salle municipale ou sur l’espace public, vous devrez remplir un dossier de manifestation publique : ces dossiers peuvent prendre du temps et sont à déposer 60 jours maximum avant l’événement, nous vous conseillons donc de prendre contact avec votre mairie dès le début de votre organisation. Celle-ci pourra également vous orienter vers la préfecture.

Dans certains cas, les mairies peuvent mettre à disposition des lieux, du matériel, ou des ressources à destination des associations : n’hésitez pas à vous rapprocher d’elles !

D’une manière générale, le staff doit être formé pour pouvoir répondre à tous les problèmes pouvant survenir durant la soirée et doit savoir vers qui se tourner en cas de besoin.

La mise en place d’un DPS (Dispositif Prévisionnel de Secours aux personnes) n’est pas systématique. Elle est néanmoins obligatoire dans le cadre d’un événement à but lucratif rassemblant plus de 1500 personnes. Les DPS doivent être mis en place par des associations agréées de sécurité civile, qui sont les seules habilitées. Elles doivent être contactées en amont afin d’organiser leur intervention, et celle-ci est à prévoir dans votre budget.

Lors de la déclaration en mairie ou en préfecture, votre service d’ordre et de sécurité sera évalué : en fonction des risques que présente votre événement, il pourra vous être demandé de le revoir sous peine d’annulation !

Les personnes physiques ou morales qui organisent des fêtes et événements engagent leur responsabilité, c’est pourquoi il vous faut souscrire à une assurance responsabilité civile organisateur (attention, ce n’est pas la même chose que votre responsabilité civile personnelle !). Celle-ci vous couvrira en cas de dommages causés aux biens ou aux personnes. Elle sera indispensable dans certains cas, par exemple pour louer une salle. Vous devez y souscrire même si vous n’organisez des événements que de manière ponctuelle.

Si votre événement est public et que vous y diffusez de la musique (fond sonore, DJ set, concert, spectacle…), vous devez vous acquitter des droits d’auteur auprès de la Sacem. La démarche peut se faire directement auprès d’une délégation de la Sacem la plus proche de chez vous, ou bien en ligne sur le site Sacem.fr. Vous pourrez y faire une simulation du coût et ainsi l’inclure à votre budget prévisionnel. Vous obtiendrez une réduction de 20% en déclarant votre événement à l’avance.